Pour domicilier une entreprise, les démarches peuvent paraître complexes. De plus, beaucoup se demandent si le choix de l’adresse est important. Ou encore, quelles sont les obligations légales y étant imposées ? Cet article essayera de traduire et d’expliciter au mieux en premier lieu qu’est-ce qui est induit et englobé par le terme de domiciliation d’entreprise. Ensuite la méthodologie pour domicilier sera explicitée. Viendront par après les obligations légales attachées à ce processus. Finalement, les avantages d’une domiciliation externalisée seront évoqués.
Domicilier une entreprise ça vous engage en quoi ?
Toute société qui souhaite se rendre officielle sur le territoire belge en tant que tel est dans l’obligation d’avoir une adresse physique sur le sol belge. Domicilier une entreprise revient donc à définir un lieu comme étant le siège social de sa société. Il s’agit du lieu où seront envoyées les lettres à destination de l’entreprise. L’ensemble des papiers officiels sont supposés y être entreposés. Nous entendons ici les statuts légaux, les pièces comptables et autres. Une fois que l’entreprise domicilier a élu domicile, l’adresse choisie pour l’établissement de votre entreprise est approuvée et publiée au moniteur belge. À partir de ce moment-là, votre société possède une adresse physique où son siège social est présent légalement.
Comment faire pour domicilier son entreprise ?
Pour domicilier une entreprise, ou une unité d’établissement, il vous suffit de nous renseigner différentes informations sur votre société, et son dirigeant dans certains cas. Une fois ces informations partagées, nous vous demanderons le paiement des trois premiers mois de domiciliation. Cela validera la première période obligatoire de trois mois. Une fois le paiement effectué, et les informations reçues, nous vous enverrons une adresse et vous donnerons une autorisation pour vous y domicilier. Vous pourrez en faire part à votre comptable, et votre service juridique. Ces derniers prendront alors les mesures nécessaires pour utiliser cette nouvelle adresse sur tous vos documents officiels. Une publication au moniteur belge se doit d’être faite pour confirmer ce déménagement, ou emménagement de la société.
Quelles sont les obligations légales imputées à la domiciliation de société ?
Pour rendre une domiciliation officielle et légale, plusieurs points sont à respecter.
Une société pour la domicilier
En premier lieu, il est évidemment primordial d’avoir une société, ou en tout cas d’être en phase de création d’une société. Si vous ne possédez pas une société réelle, votre domiciliation ne concernera aucune entité reconnue comme telle par le droit belge.
Une inscription à la BCE pour domicilier une entreprise
Le deuxième point, qui est lié au premier, concerne l’inscription de votre société. Pour pouvoir être domiciliée, vous devez être inscrit et reconnu en tant que tel à la Banque Centrale des Entreprises (BCE). La Banque Centrale des Entreprises liste toutes les sociétés belges sur le sol belge. Des structures étrangères qui possèdent un lieu d’exploitation ou unité d’établissement en Belgique y sont également représentées. Si votre entreprise n’est pas reprise à la BCE, c’est qu’elle n’est pas reconnue comme telle par la loi belge. Sa domiciliation ne sera donc pas légale.
Ce deuxième point peut être évité, à condition d’être en phase de création de votre société. Il est indispensable de, lors de la création de votre société, renseigner un lieu de domiciliation (même si votre activité ne comprend que du service digital). Dès lors, si vous n’êtes pas listés sur la BCE, vous aurez besoin malgré tout d’une adresse. Dans ce genre de cas, il est toujours mieux de contacter la société de domiciliation, si vous souhaitez passer par un service externe. Le personnel de WAO ׀ We Are Open Coworking est à disposition pour répondre à ce genre de demande.
Le numéro d'identification de la société
En troisième lieu, il faut posséder un numéro de TVA (un numéro de société le cas échéant). Il s’agit du numéro de référence de votre société. Si vous êtes en processus de création de votre société, il est tout à fait possible de ne pas encore avoir de numéro lors de la domiciliation. Pour pallier à ce besoin, contactez notre équipe par téléphone ou par mail ! Nous vous guiderons avec plaisir dans ce processus. Il sera possible de vous domicilier sans avoir encore de numéro de TVA attribué.
Obligation temporelle
Finalement, il est nécessaire de se domicilier pour une durée de minimum trois mois. Il n’est pas pertinent de passer par une domiciliation de plus courte durée lors de l’implémentation d’une adresse professionnelle.
Pourquoi domicilier une entreprise au travers d'un service externalisé ?
Avant toute chose, il est important de souligner que la domiciliation ne concerne que la domiciliation d’une entreprise. Il n’est pas possible de domicilier son domicile privé par un service externe, comme WAO ׀ We Are Open Coworking le propose. En effet, l’adresse de votre domicile est une adresse à laquelle vous vivez. C’est l’adresse privée à laquelle vous êtes présent la plus grande majorité de votre temps. D’ailleurs, lors d’un déménagement de domicile privé, un policier ou un agent de quartier viendra confirmer votre présence par une visite sur votre lieu de résidence. Si vous ne logez pas à cette adresse, votre déménagement ne sera pas approuvé par votre commune.
Si vous décidiez de passer par un service externalisé de domiciliation, comme celui proposé au sein de WAO ׀ We Are Open Coworking, les avantages sont nombreux.
La marque
Le choix d’une adresse physique de votre entreprise permet de déterminer une adresse souhaitée. C’est un choix qui provient de votre propre gré. Une bonne adresse est primordiale dans la communication et l’image de marque de votre société. Chaque société a besoin d’une adresse équivalente à l’image qu’elle souhaite véhiculée.
La gestion
La gestion de votre courrier est ainsi facilitée. Par un contrat de domiciliation chez WAO Coworking, toute la gestion est effectuée par notre équipe. Fini le tri des publicités et la récupération physique des lettres. Notre équipe s’en charge pour vous ! Nous vous enverrons régulièrement une version digitale de votre courrier, sans que vous n’ayez à vous déplacer. Le cas échéant, vous pourrez venir récupérer votre courrier dans nos espaces.
La flexibilité
En effet, si vous souhaitez récupérer en physique votre courrier, il vous est possible de venir le récupérer dans les bureaux de WAO Coworking. Nous sommes à proximité de la gare du Midi, vous rendant le trajet en transport aisé ! Nous pouvons aussi vous le renvoyer par voie postale, si tel est votre souhait. Cette flexibilité de renvoi dépend de vous. C’est à vous de choisir ce qui est le plus aisé pour vous et votre organisation.
Le business Centre
L’utilisation de service complémentaire, selon vos besoins et leur pertinence, sur le même lieu est une qualité du business centre. En effet, nos espaces de travail permettent la location des salles de réunion, de bureaux flexibles ou de bureaux partagés. Combinez les deux pour optimiser votre journée de travail ! Vous pourrez profiter de votre courrier et d’un espace de travail au sein du même lieu.
Les conseils pour domicilier une entreprise
Des conseils dans les formalités sont également d’application. Notre équipe est toujours disponible pour tout conseil dans les formalités juridiques et comptables (dans la mesure de nos compétences bien évidemment!). Être un membre WAO c’est également partager nos connaissances entre nous. Cet échange et cette entraide est primordiale pour nous.
La confidentialité
Beaucoup de personnes n’ont pas envie de divulguer leur adresse personnelle dans les statuts de leur société. Les raisons sont de l’ordre de la protection et de la confidentialité. Externaliser sa domiciliation permet donc d’outrepasser cette mesure, et dès lors de garantir l’anonymat résidentiel. En passant par une adresse professionnelle, vous la séparez de celle de votre domicile privé.
L’équipe de WAO ׀ We Are Open Coworking a essayé de rendre la tâche plus aisée de ce processus de domiciliation. Ce terme est encore flou pour beaucoup d’indépendant et de société, qu’elles soient en phase de création ou déjà matures. Si des réponses étaient encore manquantes, n’hésitez pas à nous le faire savoir dans les commentaires ci-dessous ! Cela nous permettra d’améliorer notre article. Le cas échéant, n’hésitez pas à nous contacter directement afin de vous aussi domicilier votre entreprise dans notre business centre.
